2012-03-01
neoKancelaria – pierwszy polski system do zarządzania kancelarią prawną w modelu SaaS

W grudniu 2011 pisałem o żywo dyskutowanych w Stanach Zjednoczonych usługach cloud computing dla prawników. Nie znałem wówczas żadnej polskiej usługi tego typu. Okazało się, że takie rozwiązanie, pod nazwą neoKancelaria oferuje już wrocławska spółka SerwisPrawa.pl Sp. z o.o.

O produkcie dowiedziałem się z reklamy w styczniowym numerze miesięcznika „Radca Prawny” i niezwłocznie postanowiłem go przetestować.
Poniżej kilka subiektywnych uwag po krótkiej „zabawie” z różnymi funkcjami systemu.

  1. SerwisPrawa.pl służy do promocji kancelarii w Internecie poprzez m.in. dodanie danych firmy do bazy teleadresowej portalu. neoKancelaria poszerza dostępną ofertę o usługi wspomagające zarządzanie kancelarią. Aby uzyskać dostęp do testowej wersji systemu, konieczna jest aktywacja bezpłatnej usługi Wizytownik (czyli wprowadzenie danych kancelarii do bazy adresowej portalu). Ponieważ nie każda kancelaria jest zainteresowana promocją w Internecie, trochę ogranicza to dostępność i zmusza do skorzystania z usługi, której nie każdy potrzebuje.
  2. Strona główna neoKancelarii zawiera zakładki odpowiadające najważniejszym funkcjom systemu: Sprawy, Dokumenty, Kontakty, Użytkownicy, Rozliczenia, Serwis Prawa i Kalendarz. Dostępne moduły są ze sobą powiązane - gdy dodajemy nową sprawę, możemy określić jej rodzaj, przypisać ją konkretnemu prawnikowi, określić klienta i stronę przeciwną, zdefiniować zadania i czynności, dołączać dokumenty i wpisywać istotne terminy. Wprowadzone dane są automatycznie zaciągane do innych zakładek, co eliminuje konieczność ich powtórnego wpisywania.
  3. Silną stroną neoKancelarii jest dopasowanie modułu Rozliczenia do polskich realiów. Nie tylko możemy zafakturować klienta wg stawek godzinowych lub za poszczególne czynności, wg systemu ryczałtowego bez limitu i z limitem godzin, ale także rozliczyć koszty refakturowane. Każda forma rozliczenia zawiera wiele dodatkowych opcji, co umożliwia dopasowanie modelu rozliczeń do konkretnej sprawy. Moduł umożliwia także prowadzenie ewidencji faktur VAT i pro-forma oraz paragonów.
  4. Dzięki opcjom m.in. delegowania zadań, generowania powiadomień o zmianach w statusie spraw oraz możliwości dodawania komentarzy, system ułatwia zarządzanie pracą zespołu.
  5. Zakładka Dokumenty służąca do zarządzania korespondencją przychodzącą i wychodzącą, z pewnością usprawni pracę sekretariatu. Docelowo, w ramach tego modułu ma być także dostępna baza wzorów dokumentów.
  6. Funkcje raportowania umożliwiają szybkie sortowanie prowadzonych spraw według różnych kryteriów oraz tworzenie przydatnych statystyk.

Od strony funkcjonalnej system neoKancelaria jest użytecznym i nieźle przemyślanym narzędziem. Już pierwsza lektura regulaminu dostarczyła mi jednak kilku wątpliwości, związanych głównie z bezpieczeństwem przechowywanych danych, choć nie tylko. Oto subiektywny wybór moich uwag:

  1. Na stronie LegalClick.pl są dwa regulaminy, które zdają się jednocześnie regulować świadczenie usługi neoKancelarii. Jeden to regulamin serwisu LegalClick.pl, który w § 5 ust. 1 wyraźnie wskazuje, że usługa neoKancelarii jest świadczona na podstawie tego regulaminu, zaś drugi to regulamin dotyczący tylko neoKancelarii. Oba regulaminy mają bardzo podobne postanowienia i w zasadzie nie wiadomo, który jest właściwy.
  2. SerwisPrawa.pl wyłącza swoją odpowiedzialność za „brak możliwości dostępu do oprogramowania jak również za zaprzestanie świadczenia usług wskutek zdarzeń będących skutkiem siły wyższej” (§ 8.1). Nie jest to zapis na tyle jednoznaczny, aby wyeliminować podstawową wątpliwość, czy brak możliwości dostępu do systemu, który nie jest skutkiem działania siły wyższej (a np. skutkiem zaniechania), także podlega wyłączeniu odpowiedzialności.
  3. W polityce prywatności wskazano, że „Wszelkie gromadzone dane przesyłane są do systemu za pomocą bezpiecznego protokołu SSL szyfrowanego kluczem 128-bitowy.”oraz „Wszystkie informacje przechowywane na serwerach SerwisPrawa.pl są zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. Jedynymi osobami uprawnionymi do korzystania z tych danych są pracownicy odpowiednio przeszkoleni przez właściciela serwisu i posiadający upoważnienie udzielone przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji”. Kwestia zabezpieczenia danych w trakcie przesyłania jest oczywista. Bardziej niepokoi mnie, co może się dziać z informacjami po ich wprowadzeniu do systemu, a chodzi przecież o dane spraw i klientów. Ogólnikowy zapis o ochronie przed dostępem osób nieuprawnionych nie daje użytkownikowi wiedzy na temat stosowanych zabezpieczeń. Nie jest także uregulowane kiedy i w jakim celu upoważnieni pracownicy mogliby mieć do nich dostęp.
  4. Brakuje mi wyraźnej informacji o lokalizacji i własności serwerów oraz o tworzeniu kopii bezpieczeństwa danych.
  5. Nie znalazłem także zapisów mówiących o zasadach przeniesienia danych w przypadku rozwiązania umowy z serwisem. Obecnie brak jest także jakichkolwiek procedur eksportu danych we własnym zakresie (poza możliwością eksportu danych kontaktowych klientów).
  6. Zapisy § 10 o postępowaniu reklamacyjnym z 14-dniowym (sic!) terminem rozpatrzenia reklamacji (która może dotyczyć np. braku dostępu do danych klienta) pozostawię bez komentarza.
  7. Dosyć intrygujące są zapisy § 2 o procedurze zawarcia umowy, z których wynika (chyba), że regulamin reguluje korzystanie z serwisu tylko przez miesiąc, a potem jest zawierana inna umowa przesyłana użytkownikowi.
  8. Nie znalazłem możliwości usunięcia konta po zakończeniu testów, ani też przynajmniej anulowania usługi Wizytownik.

Paradoksalnie zatem, w serwisie przeznaczonym dla prawników najbardziej doskwierają mi właśnie kwestie prawne. Uważam, że od usług dedykowanych prawnikom wymagać można więcej niż od przeciętnego serwisu. Chodzi w końcu o usługę, której niezawodność może mieć wpływ na jakość obsługi klientów i odpowiedzialność zawodową. No i założyłbym, że prawnicy czytają regulaminy przynajmniej tak starannie, jak inne dokumenty przygotowywane dla swoich klientów.

Gdyby jednak przymknąć oczy na te braki (w końcu można je stosunkowo łatwo naprawić), neoKancelaria oferuje sporo użytecznych funkcji do zarządzania kancelarią, które niejednemu prawnikowi mogą pokazać nowe aspekty prowadzonej przez niego działalności.

Niestety, obecny brak możliwości eksportu danych jest istotną słabością systemu. Utrata mozolnie gromadzonych danych w momencie zakończenia współpracy z dostawcą systemu jest jak przypadkowe sformatowanie twardego dysku, gdy nie ma się żadnych kopii zapasowych.

Chętnie poznam opinie innych użytkowników neoKancelarii – zapraszam do dyskusji.


Komentarze
Michał Żurkowski: Witam serdecznie. Chcę wtrącić kilka swoich uwag co do powyższego wpisu jako osoba która zajmuje się wprowadzeniem na rynek Polski systemu neoKancelaria. Zapisy regulaminu i polityki prywatności są oczywiście kwestią dyskusyjną i tak jak Pan pisze zawsze można to poprawić. Natomiast wszystkie kwestie dotyczące przechowywania danych zapisanych w systemie, dostępu Admina do systemu dodatkowo są szczegółowo opisane w umowie dzięki czemu Klient ma pełną świadomość gdzie są jego dane oraz kto nimi administruje. Co do innych uwag o których Pan pisze: - dane są archiwizowane oraz back-up'owane dzięki czemu nie ma możliwości aby w przypadku fizycznego uszkodzenia serwera przepadły bezpowrotnie - już wkrótce w systemie będzie opcja eksportu danych do plików biurowych typu Word, Excel, PDF - po zakończeniu umowy sprzedawca gwarantuje eksport danych do Klienta w ustalonym wcześniej terminie i formacie Chętnie służę pomocą w razie innych pytań co do systemu neoKancelaria
2012-04-02

Tomasz Zalewski (autor): Dziękuję za komentarz. Cieszę się, że system się rozwija w kierunku, który wyeliminuje większość moich uwag i zastrzeżeń. Mam nadzieję, że przełoży się to na sukces komercyjny. A co do regulaminu - obstawałbym przy potrzebie stworzenia regulaminu odpowiedniego do rodzaju produktu i jego klienteli.
2012-04-02

Michał Żurkowski: Dziękuję za obiektywną, bardzo konkretną ocenę systemu. Jeśli nie będzie Pan mieć nic przeciwko chętnie opublikuję Pana wpis.
2012-04-02

Tomasz Zalewski (autor): Dla jasnosci dodam na potrzeby innych czytelnikow, że ani ja ani WE nie korzystaja z opisywanej uslugi (i nie ma takich planow) zas Serwis Prawa nie jest naszym klientem. Nasze wpisy mozna oczywiscie publikowac gdzie indziej - zasady korzystania z naszych wpisow z bloga opisuje jego regulamin.
2012-04-03

neoKancelaria.pl: Szanowni Państwo, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów pragniemy poinformować że system neoKancelaria jest już oferowany w dwóch modelach: 1) SaaS - oprogramowanie jako usługa, rekomendowane dla małych i średnich kancelarii prawniczych, dla których ważny jest szybki dostęp do danych z dowolnego miejsca oraz minimalizacja kosztów obsługi IT 2) On-premises - oprogramowanie instalowane na serwerach licencjobiorcy wraz z wdrożeniem, integracją i dedykowaną implementacją, rekomendowane dla departamentów prawnych i dużych kancelarii w tym specjalizowanych (windykacja, odszkodowania).
2015-10-07

Tomasz Zalewski (autor): Cieszę się, że twórcy serwisu nie zapominają o tym wpisie i że ciągle rozwijają swój produkt. Dlatego też opublikowałem powyższy komentarz, choć jest to de facto informacja handlowa, a nie merytoryczne odniesienie sie do treści wpisu lub innego komentarza. I zapraszam do dalszych komentarzy, np. na temat zasad korzystania ujętych w umowie z użytkownikiem w celu zapewnienia np. przestrzegania tajemnicy zawodowej. Albo gdzie są zlokalizowane serwery (i czy aby nie w USA)?
2015-10-07




Dodaj komentarz
Nick/Pseudonim
E-mail (ukryty)
WWW
Treść
Subskrybuj

Powiadamiaj mnie o nowych komentarzach do tego artykułu
E-mail (ukryty)


Bądź na bieżąco

Możesz zaprenumerować ten blog. Wpisz adres e-mail, a powiadomienie o nowym wpisie dostaniesz na swoją skrzynkę. 


O serwisie

Zwięźle i praktycznie o nowych technologiach oraz prawie własności intelektualnej i jego zastosowaniu w sieci.

O autorach
Prawo konsumenckie
Ostatnie komentarze
Archiwum
2018
Tagi
prawo autorskie (32)e-commerce (20)artykuły prasowe (18)Internet (18)Nowe prawo konsumenckie (17)
naruszenie prawa w internecie (14)orzecznictwo TSUE (13)konsumenci (13)cloud computing (12)znaki towarowe (11)regulaminy (11)e-handel (11)opłaty reprograficzne (11)sklep internetowy (11)e-sklep (11)licencje (10)Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (10)orzecznictwo sądów polskich (10)numer IP (10)dane osobowe (10)e-sprzedaż (9)webinarium (8)własność intelektualna (8)klauzule abuzywne (8)sprzedaż w internecie (8)handel elektroniczny (8)udostępnianie danych osobowych (7)informatyka śledcza (7)bezpieczeństwo danych (7)identyfikacja po numerze IP (7)linkowanie (7)opłaty od urządzeń i czystych nośników (7)copyright levies (7)prawo europejskie (7)odpowiedzialność host provider'ów (6)identyfikacja sprawcy w internecie (6)Znalezione Polubione (6)hosting provider (6)sprawy sądowe (6)dyrektywy (6)licencja (6)utwory (6)TSUE (6)oprogramowanie (6)platforma ODR (5)kopia (5)embeding (5)prawnicy (5)prawo konsumenckie (5)umowy prawnoautorskie (5)forum internetowe (5)service provider (5)dowody (5)poufność (5)orzeczenia (5)spory konsumenckie (5)dozwolony użytek (5)embedding (5)umowy prawno-autorskie (4)linking (4)autorskie prawa majątkowe (4)wyczerpanie prawa (4)retencja danych (4)wyszukiwarka (4)nowe technologie (4)użytek prywatny (4)prawa pokrewne (4)chmura (4)reklama (4)rozpowszechnianie (4)dane (4)telekomunikacja (4)program komputerowy (4)copyrights (4)embedowanie (4)ADR (4)dokumenty elektroniczne (4)bazy danych (4)zamówienia publiczne (4)sprzedaż (4)utwór (4)blockchain (4)embed (4)usługi świadczone drogą elektroniczną (4)Usedsoft (3)inwigilacja w sieci (3)sprzedaż programu (3)link (3)treści (3)bitcoin (3)ochrona baz danych (3)ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (3)utwory przyszłe (3)EuroZamowienia.pl (3)monitorowanie treści (3)hosting (3)Oracle (3)umowy o przeniesienie praw autorskich (3)technologie (3)domeny (3)art. 14 uśude (3)monitorowanie użytkowników (3)baza danych (3)ryzyka cloud computing (3)ukierunkowane (2)udostępnianie utworu (2)metawyszukiwarka (2)reklamacje (2)właściwości pliku (2)blog (2)sklepy internetowe (2)dyrektywa o handlu elektronicznym (2)przeniesienie autorskich praw majątkowych (2)NDA (2)naruszenia praw autorskich (2)Chambers & Partners (2)Uber (2)prawa autorskie do strony (2)Google (2)tajemnica przedsiębiorstwa (2)zakupy internetowe (2)legalny użytkownik (2)strona internetowa (2)wiarygodna wiadomość (2)koszt retencji danych (2)ukierunkowana (2)promocja (2)Facebook (2)prawa producentów fonogramów (2)metawyszukiwarki (2)licencja pudełkowa (2)varia (2)ankiety online (2)GIODO (2)SaaS (2)UOKiK (2)internet rzeczy (2)SABAM. Scarlet Extended (2)Platformy internetowe (2)umowa o zachowaniu poufności (2)aplikacje mobilne (2)spory transgraniczne (2)dyrektywa 2001/29 (2)cookies (2)Svensson (2)organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (2)nadania (2)dyrektywa w sprawie ochrony programów komputerowych (2)FinTech (2)dystrybucja (2)audyt oprogramowania (2)cloud computing dla prawników (2)administrator forum internetowego (2)ACTA (1)artystyczne wykonanie (1)MS Word (1)tłumaczenie (1)Proseed (1)nowa ustawa (1)samochody autonomiczne (1)cross-border portability (1)prawa artystów wykonawców (1)Deutsche Grammophon (1)domena krajowa (1)artificial intelligence (1)eksport danych (1)korzystanie z dzieła w domenie publicznej (1)e-discovery (1)partnerstwo innowacyjne (1)QC Leisure (1)Pinckney C-170/12 (1)Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (1)RODO (1)Google Reader (1)konkurs w internecie (1)zmowy przetargowe (1)mechanizm opt-out (1)public viewing (1)dyrektywa 2009/24 (1)trade secrets (1)rozporządzenia Rady (WE) nr 44/2001 (1)OHIM (1)Aula Polska (1)odtwarzanie muzyki w miejscach publicznych (1)rejestracja domen (1)prawo do nadań (1)odpowiedzialność pośredników (1)kwalifikowany certyfikat (1)nadawcy radiowi i telewizyjni (1)ICANN (1)wprowadzenie do obrotu (1)BSA (1)ograniczenia przeniesienia praw (1)plagiat ukryty (1)WIPO (1)trwały nośnik (1)ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (1)Europejski Trybunał Praw Człowieka (1)aplikacja mobilna (1)plagiat (1)wspólnotowy znak towarowy (1)operatorzy witryn indeksujących (1)gry hazardowe (1)podpis elektroniczny (1)umowy na odległość (1)druk 3D (1)smart contracts (1)adaptacje filmowe utworów (1)patent (1)serwis społecznościowy (1)koszty cloud computing (1)BYOD (1)ustawa inwigilacyjna (1)Jednolity rynek cyfrowy (1)patenty (1)pobranie (1)właściwość sądu (1)odpowiedzialność za szkody (1)geoblokowanie (1)dyrektywa 2011/77/UE (1)screening (1)klasyfikacja nicejska (1)Coditel no. 1. (1)stosowne wynagrodzenie (1)jurysdykcja (1)baza EBD (1)sprzedaż serwisu (1)usługi dotyczące opakowań z cudzym znakiem (1)ambush marketing (1)domena publiczna (1)non disclosure agreement (1)startup (1)Murphy (1)Creative Commons (1)Coty Germany C-360/12 (1)EUIPO (1)prawo właściwe (1)prawa do fotografii produktów (1)czytnik (1)odbiorniki RTV w pokojach hotelowych (1)transmisja (1)Pez Hejduk (C-441/13) (1)YouTube (1)monitoring internetu (1)ochrona opisów produktów (1)kwalifikowany podpis elektroniczny (1)alternatywne metody rozstrzygania sporów (1)sunrise period (1)podatki (1)statystyka (1)Unijne rozporządzenie nr 2015/2424 (1)zasady etyki (1)synchronizacja (1)korzystanie z utworów w postępowaniach sądowych (1)certyfikat (1)social media (1)prawo angielskie (1)plagiat jawny (1)unijny znak towarowy (1)usługi płatnicze (1)loterie (1)podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem (1)wiarygodne zawiadomienie (1)ethereum (1)UKE (1)egzemplarz (1)Procurement Explorer (1)sieci peer-to-peer (1)fan page (1)bring your own device (1)prawo odstąpienia (1)Dostawcy treści online (1)
więcej...
Poznaj inne nasze serwisy

Blog EuroZamowienia.pl
Blog kodeksWpracy.pl
Blog PrawoMówni.pl
Blog PrzepisNaEnergetyke.pl
Blog LepszaTaktyka.pl

Ta strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych oraz dla prawidłowego funkcjonowania strony. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo poprzez ustawienia przeglądarki lub wyrażenie zgody poniżej. Możliwe jest także wyłączenie cookies poprzez ustawienia przeglądarki, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje. Dowiedz się więcej w naszej polityce prywatności.



Akceptuję